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Semplifica, semplifica, semplifica!
30 giugno 2015|Non solo MarketingPMI Eccellenti

Semplifica, semplifica, semplifica!

Semplifica, semplifica, semplifica!

Hai sicuramente un tuo metodo per essere produttivo (e organizzato). Probabilmente lo hai anche automatizzato in modo che venga eseguito senza pensarci troppo.

Finita qui? In realtà no! Siamo certi che nel sistema che hai creato, guardandoci bene, avrai anche notato degli aspetti che possono essere migliorati e meritano un’attenzione particolare. Si tratta di quei processi aziendali che utilizzi e che, per quanto automatizzati, ti suonano male e sono come quel sassolino nella scarpa mentre cammini.

Sono dei dettagli, insomma, e forse potresti anche non farci caso per un certo periodo di tempo. Tuttavia rimangono lì a rendere meno efficiente la tua azienda. Quindi è il momento di dare un taglio alle inefficienze organizzative!

Per fare questo vogliamo darti un consiglio che arriva dalla filosofia giapponese che prende il nome di Kaizen. Il termine Kaizen in giapponese significa “miglioramento” o “cambiamento per il meglio”. Quando segui questa filosofia ti prendi cura di piccoli, significativi cambiamenti.

Nel tempo, questi piccoli cambiamenti si sommano tra loro, fino ad ottenere dei grandi cambiamenti senza nemmeno renderti conto quando questi siano iniziati.

Per iniziare il processo di semplificazione, prendi un aspetto che ti procura i problemi più significativi nella tua gestione. Su questo punto chiedi a te stesso:

  •  Posso eliminarlo completamente? Non potrai avere una risposta a questa domanda fino a che non l’avrai eliminato dalla tua organizzazione. Se scopri che puoi farne a meno o addirittura che la tua produttività aumenta, abbandonalo in modo definitivo. Altrimenti, procedi con la prossima domanda;
  •  Qual è lo scopo di quel comportamento? Posso raggiungere quello scopo in modo più semplice? Prova a pensare ad altri modi (più di uno!) per raggiungere l’obiettivo. Per esempio, alcune tecniche consigliano di utilizzare un timer vicino alla tua postazione di lavoro. Mentre senti il ticchettio, dedichi tutta l’attenzione all’attività che stai completando. Allo stesso tempo, disattiva internet (o i social!) dal tuo computer per evitare distrazioni. Quindi, se il timer ti stressa, potresti iniziare con il rimuovere le distrazioni?
  •  Qual è la causa del problema? Conoscere la causa del problema ti può aiutare a creare dei miglioramenti. Per esempio, se dimentichi sempre il dispositivo per registrare i tuoi appunti, puoi semplificare le cose integrandolo nella tua giacca. Anche qui l’esempio è banale, il modo di ragionare… no;
  • Posso combinare questo aspetto con altri comportamenti? Per esempio, ipotizziamo che tu crei una “to do list[1]”. Allo stesso tempo utilizzi una tecnica per la gestione della to do list (per esempio la “tecnica Pomodoro[2]”). Bene, si possono combinare le due cose ricreando una lista modificata in base al sistema di gestione del tempo che utilizzi?

Siamo certi che se applichi questo approccio alle diverse difficoltà di gestione in azienda, un passo alla volta, otterrai un sistema organizzativo molto semplice, che calzerà perfettamente le tue esigenze.

Vuoi un esempio? Rimaniamo in Giappone ed esploriamo brevemente il sistema “Personal Kanban[3]”.

Si tratta di un sistema sviluppato nella produzione di automobili firmate Toyota. É uno strumento visivo utile per capire il lavoro che deve essere fatto e quello che rimane da completare (non a caso Toyota è stata l’azienda che ha reso popolare l’applicazione del kaizen nel business).

Il Personal Kanban è un sistema che crea uno schema grafico dei “lavori in corso” e in più ti permette di vedere cosa hai ottenuto fino a quel momento, mantenendo uno spirto positivo sul lavoro.

Puoi creare il tuo Personal Kanban nel modo che più ti piace, anche facendo dei disegni. In pratica, ogni compito da portare a termine viene riportato in un post-it. Subito dopo, i singoli post-it sono organizzati e suddivisi in una tabella a tre colonne che rappresenta:

  •  Colonna 1: Arretrati
  • Colonna 2: Cose da fare
  • Colonna 3: Cose fatte

Tutto qui! Ovviamente puoi cambiare le colonne o implementare il sistema come più ti aggrada. Se poi vuoi saperne di più, cerca su internet il “Personal Kanban” o altri sistemi (per esempio potresti cercare i termini “big rocks”, “Zen to Done”, ecc.) e scoprirai come adattarli, integrarli ed ottenere il meglio per le tue necessità specifiche.

Non dimenticare, il sistema migliore è quello più semplice!

Vuoi semplificare dei processi in azienda? Contatta un marketing designer, contatta Gianni Vacca



[1] Definizione inglese che descrive un elenco di cose da fare.

[2] Sviluppata alla fine degli anni ’80 dallo studente italiano Francesco Cirillo (The Pomodoro Technique), è una semplice strategia di gestione del tempo che favorisce l’esecuzione dei compiti e la concentrazione. Per approfondimenti, http://pomodorotechnique.com/

[3] Modalità di gestione della propria produttività e riduzione dello stress collegata alle attività operative, soprattutto quelle effettuate per la prima volta. Generalmente, è un modo di approcciare alla propria giornata in modo organizzato ed efficace.

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Ciao! Il mio nome è Gianni. Sono un progettista di Marketing e questo è il mio blog.
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